Umstieg · Stand 28. August 2026

Von Excel in die Cloud: ohne Heldengeschichte

Excel kann rechnen. Excel kann nicht unveränderbar archivieren, keine XRechnung lesen und keinen DATEV-Stapel bauen. Der Wechsel ist ein Monat parallel, nicht ein Wochenende, in dem du zehn Jahre Tabellen importierst.

Keine Steuerberatung. Wir haben den Umstieg nicht mit Stoppuhr getestet. Lexware-Buttons: (Anzeige). sevdesk: (Anzeige, Partnerlink folgt) oder offizielle Seite ohne Tracking. Affiliate-Hinweis.

Warum Excel irgendwann nicht mehr trägt

Viele starten so: eine Tabelle für Rechnungen, eine für Ausgaben, PDF-Vorlage, Ordner „Steuer 2025“. Das reicht, bis eines davon eintritt:

Ein Lieferant schickt XML statt PDF. Excel öffnet das nicht als Rechnung. E-Rechnung seit 2025.
Der Steuerberater will DATEV oder einen Login, keine drei Arbeitsmappen. Was Export heißt.
Du merkst, dass Nummernkreis, Pflichtangaben und Mahnungen Handarbeit sind.
Ein Beleg muss acht Jahre so bleiben, wie er war. Eine Zelle, die du überschreibst, tut das nicht. sevdesk sagt auf der GoBD-Seite ausdrücklich: Word und Excel sind dafür ungeeignet, auch als PDF-Export.

Wenn nichts davon zutrifft und du drei Rechnungen im Jahr schreibst, kannst du ehrlich klein bleiben. Dann ist der Wechsel kein Moralgebot. Mehr zur Grenze Rechnung vs. Buchhaltung: eigene Seite.

Was du nicht tun solltest

Alles auf einmal importieren

Zehn Jahre alte Zeilen in ein neues Programm zwingen. Die Historie bleibt in der alten Datei (schreibgeschützt, Backup). Im neuen Tool startest du sauber ab einem Stichtag.

Excel am Stichtag löschen

Die alte Mappe ist dein Nachweis für die Jahre davor. Aufbewahrungsfristen gelten auch dafür. Details: GoBD und Belege.

Den teuren Tarif „für später“ kaufen

Wer nur Rechnungen schreibt, braucht oft keinen EÜR-Tarif. Wer Belege, Bank und UStVA will, braucht ihn. Der Job entscheidet, nicht das Paket mit dem längsten Feature-Satz.

Ein Monat parallel, dann kappen

Stichtag wählen. Monatsanfang ist einfacher als der 17. Irgendein Dienstag.
Stammdaten einmal anlegen. Kunden, Leistungen, Steuersätze, Kleinunternehmer-Hinweis falls § 19. Ob der Hersteller einen CSV-Import anbietet, steht in der Hilfe – wir raten hier keine erfundene Dateistruktur.
Offene Posten bewusst lassen. Rechnungen, die vor dem Stichtag in Excel rausgingen, bleiben Excel-Schuld. Neue Rechnungen nur noch im Programm, sonst doppelter Nummernkreis.
Einen vollen Monat beide führen. Jede neue Rechnung und jeder Beleg im Tool. Excel nur noch als Kontrolle. Wenn Beträge und Nummernkreis nach vier Wochen stimmen, hörst du mit der Tabelle auf.
Steuerberater vor dem Abo fragen, welchen Export oder Login die Kanzlei wirklich will. Sonst kaufst du L und die Kanzlei will eine ZIP-Datei, die schon der Rechnungstarif kann – oder umgekehrt.

Welcher Tarif den Umstieg trägt

Grobe Zuordnung, Preise ca., Stand 28. August 2026, immer auf der Herstellerseite gegenprüfen.

Dein Job nach dem Wechsel	Lexware Office	sevdesk
Nur wenige Rechnungen, ausprobieren	S empfängt E-Rechnungen, schreibt noch keine. Fürs Schreiben eher M (ca. 12,90 €).	Free: drei Rechnungen bzw. E-Rechnungen im Monat. Danach Tarif Rechnung.
Rechnungen plus E-Rechnung schreiben, ohne EÜR im Tool	Version M.	Tarif Rechnung.
Belege, Bank, EÜR, UStVA	Version L (ca. 21,90 €). XL, wenn Lohn dazukommt.	Tarif Buchhaltung (grob 20 bis 26 € je nach Laufzeit), nicht der Rechnungstarif.

Eigene Preisseiten: Lexware Office · sevdesk. Vergleich nach Job: Lexware Office vs. sevdesk.

Lexware Office

Wenn die Kanzlei Haufe/DATEV atmet

Vier Versionen, monatlich kündbar, 30 Tage Test laut Anbieter. Gut, wenn Steuerberater-Login und später Lohn zählen. Kein Testsiegel von uns.

Lexware Office (Anzeige) Offizielle Seite

sevdesk

Wenn du klein starten willst

Free ohne Kreditkarte laut Anbieter, 14 Tage Test aller Funktionen. Volle Buchhaltung erst im Buchhaltungstarif. Add-ons extra.

sevdesk (Anzeige, Partnerlink folgt) Offizielle Seite

Was aus Excel mitkommt – und was nicht

Mitkommen kann: Kunden, Leistungen, offene Angebote, wenn du sie anlegst oder importierst.
Mitkommen muss nicht: alte Gewinnermittlungen. Die bleiben in der Datei plus Elster-Bescheid.
Mitkommen darf nicht durcheinander: zwei Nummernkreise. Ab Stichtag nur noch das Programm.
Bank: beide Cloud-Tools werben mit Umsatzimport. Das ersetzt nicht, Belege dem Umsatz zuzuordnen. Das ist der eigentliche Job nach Excel.

Häufige Fragen

Kann ich Excel als Archiv neben dem Tool behalten?

Als Historie der Jahre davor ja, schreibgeschützt und gesichert. Als laufendes Archiv für neue Belege nein. Neue Belege gehören ins Programm, sonst hast du zwei Wahrheiten.

Muss ich am 1. Januar wechseln?

Nein. Ein Monatsanfang reicht. Jahreswechsel ist kosmetisch angenehm, kein Gesetz.

Was ist mit Angeboten, die ich in Excel geschrieben habe?

Alte Angebote bleiben Excel. Neue Angebote im Programm, sonst bricht die Nummerierung.

Reicht der Free-Tarif für den Probe-Monat?

Bei sevdesk: drei Rechnungen bzw. E-Rechnungen. Wenn du mehr schreibst, brauchst du den Test (14 Tage laut Anbieter) oder den Rechnungstarif. Lexware Office hat laut Anbieter 30 Tage Test, keinen dauerhaften Free-Tarif.

Stand 28. August 2026. Quellen: Herstellerseiten Lexware und sevdesk, sevdesk.de/gobd, bestehende Preisseiten dieser Site. Kein Hands-on-Umzugsprotokoll. Methodik: So vergleichen wir.

Start · GoBD und Belege · Rechnung vs. Buchhaltung · Vergleich · Impressum