E-Rechnung · Stand 28. August 2026

E-Rechnung in Deutschland: was du 2026 wirklich tun musst

Seit 2025 ist Empfangen der Mindestjob. Ausstellen kommt gestaffelt. Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung. Ein Cloud-Programm nimmt dir XML ab, nicht die Verantwortung.

Keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung. Fristen und Ausnahmen stehen im Umsatzsteuergesetz und in den Schreiben der Verwaltung. Dieser Text ordnet den Alltag Selbstständiger ein. Im Zweifel Steuerberatung oder IHK, nicht ein Vergleichsblog.

Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Maschinen sollen Betrag, Steuern, Leitweg-ID und Pflichtfelder lesen können, ohne dass jemand abtippt.

Zählt

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung ist reines XML, oft für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD steckt XML in ein PDF, das Menschen und Maschinen lesen. Beide gelten, wenn die Struktur stimmt.

Zählt nicht

Klassisches PDF, Scan, Word, Foto

Seit 2025 ist ein normales PDF im B2B eine „sonstige Rechnung“. Es kann übergangsweise noch erlaubt sein. Es ist trotzdem keine E-Rechnung. Ein Scan einer Papierrechnung auch nicht.

Der Zeitplan, ohne Panik

Gilt für inländische B2B-Umsätze, also Unternehmer an Unternehmer in Deutschland. B2C (Privatkunden) ist grundsätzlich ein anderer Kasten.

Ab wann	Was gilt grob
Seit 1. Januar 2025	Alle betroffenen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Auch Kleinunternehmer.
2025 und 2026	Ausstellen: sonstige Rechnungen (Papier, PDF) noch möglich, wenn der Empfänger zustimmt bzw. die Übergangsregel greift.
Ab 1. Januar 2027	Wer im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz lag, muss im B2B E-Rechnungen ausstellen. Darunter oft noch Übergangsraum.
Ab 1. Januar 2028	Ausstellungspflicht für die übrigen regelbesteuerten B2B-Fälle, soweit keine Ausnahme greift.

Ausnahmen, die oft genannt werden (immer im Einzelfall prüfen): Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, viele Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze, Rechnungen an Endverbraucher. Kleinunternehmer nach § 19 sind von der Ausstellungspflicht nach § 34a UStDV ausgenommen, solange der Status hält. Die Empfangspflicht bleibt.

Kleinunternehmer-Alltag: eigene Seite.

Was du praktisch brauchst

Einen Eingang. Meist E-Mail. Die Datei muss irgendwo landen, wo sie nicht in einem privaten Postfach untergeht.
Ein Werkzeug, das XML zeigt. Ohne Software siehst du bei XRechnung Code. Du kannst Pflichtangaben nicht prüfen und nichts verbuchen.
Ein Archiv. Unveränderbar, auffindbar, typische Aufbewahrungsfristen (Jahre, nicht Wochen). Die Cloud-Tools werben hier mit GoBD-Archiv. Dein Downloads-Ordner tut das nicht.
Einen Prozess bei Fehlern. Eine E-Rechnung änderst du nicht selbst. Du lässt stornieren und neu ausstellen. Andersherum dasselbe.

Welche der zwei Tools den Job tragen

Beide können ZUGFeRD und XRechnung. Der Unterschied ist der Tarif, nicht die Norm.

Lexware Office

Empfang ab S, Versand ab M

Laut Lexware: Empfangen, erfassen, archivieren in jeder Version (S ab ca. 7,90 €). Selbst erstellen und übermitteln ab Version M (ca. 12,90 €). Wer nur Eingangsrechnungen lesen muss und woanders fakturiert, kann theoretisch bei S bleiben. Die meisten Selbstständigen, die hier landen, brauchen M.

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sevdesk

Schreiben schon im Free, 3 Stück

Free: drei Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung. Gut zum Ausprobieren oder für sehr kleine Mengen. Unbegrenzt schreiben: Tarif Rechnung. Eingangs-E-Rechnungen richtig in die Buchhaltung ziehen: Tarif Buchhaltung. Free ist kein volles Eingangsarchiv für den laufenden Betrieb.

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Welches Paket zum Rest deines Alltags passt: Vergleich nach Job und Rechnung vs. Buchhaltung.

Was ein Tool nicht regelt

Ob dein Umsatz die 800.000-Grenze reißt.
Ob ein Verein, eine Behörde oder ein privater Kunde überhaupt unter die Pflicht fällt.
Ob deine Leistung steuerfrei ist.
Ob eine falsch ausgestellte Rechnung noch Vorsteuer beim Kunden auslöst.

Die Software prüft oft Pflichtfelder. Sie kennt deinen Vertrag nicht. „Die Software hat es so gemacht“ ist in einer Prüfung ein schwacher Satz.

Mini-Check vor dem Abo

Bekommst du schon XML-Dateien? Dann brauchst du Empfang diese Woche, nicht 2028.
Schreibst du an Behörden? Dann ist XRechnung oft heute schon der Standard, unabhängig vom Stufenplan für die Breite.
Nur Privatkunden? Dann ist die B2B-Ausstellungspflicht nicht dein Hauptthema. Empfangen kann trotzdem kommen, sobald ein Lieferant umstellt.
Kleinunternehmer? Empfang ja, Versandpflicht in der Regel nein. Trotzdem den §-19-Hinweis auf jeder Rechnung.

Häufige Fragen

Reicht mein E-Mail-Postfach als Empfang?

Zum Ankommen der Datei ja. Zum Lesen, Prüfen, Verbuchen und revisionssicheren Ablegen nein. Genau dafür existieren die Programme.

Muss ich 2026 schon E-Rechnungen schicken?

Oft noch nicht, wenn Empfänger und Übergangsregel mitspielen und du kein Fall mit früherer Pflicht bist (Behörden, bestimmte große Kunden). Empfangen musst du schon. Ab 2027/2028 wird der Versand für viele Regelbesteuerte Pflicht. Deinen Fall lässt du gegenprüfen.

Was ist mit Rechnungen unter 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen nennt das Gesetz Erleichterungen. Das ist kein Freibrief, alle Rechnungen klein zu stückeln. Im Zweifel nachlesen oder nachfragen.

Könnt ihr mir sagen, welches Format ich wählen soll?

Nein, nicht verbindlich. Viele B2B-Kunden kommen mit ZUGFeRD klar, weil sie ein PDF sehen. Öffentliche Auftraggeber wollen oft XRechnung. Gute Software erzeugt beides aus derselben Maske.

Stand 28. August 2026. Quellenlage: UStG, UStDV, Herstellerseiten Lexware und sevdesk, IHK-Übersichten. Kein Ersatz für Beratung. Methodik: So vergleichen wir.

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