Rechnungen · Stand 28. August 2026

Rechnung schreiben als Freiberufler oder Selbstständige

Eine Rechnung ist kein Layout. Sie ist der Beleg, mit dem du Geld anforderst und mit dem dein Kunde – wenn er vorsteuerabzugsberechtigt ist – arbeitet. Word kann das optisch. Ein Rechnungsprogramm hält Nummernkreis, Pflichtangaben und oft die E-Rechnung. Volle Buchhaltung ist ein anderer Job.

Keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung. Pflichtangaben stehen im Gesetz, nicht in unserem Banner. Einzelfälle (Gutschrift, Anzahlung, Bauleistung, Kleinbetrag, Ausland) gehören zur Steuerberatung oder in den Gesetzestext. Lexware-Buttons: (Anzeige). sevdesk: (Anzeige, Partnerlink folgt). Affiliate-Hinweis · So vergleichen wir.

Wer hier gemeint ist

Freiberufler, Gewerbetreibende, Nebenerwerb – solange du Rechnungen an Unternehmen oder Behörden schreibst oder überhaupt ein Gewerbe bzw. eine freiberufliche Tätigkeit abrechnest. GmbH mit eigener Buchhaltung ist eine andere Liga. Kleinunternehmer nach § 19 bleiben hier willkommen: ihr Job ist derselbe, nur ohne Umsatzsteuerausweis. Extra-Seite zur Softwarewahl: Kleinunternehmer-Software.

Privatpersonen als Kunden (B2C) haben oft andere Erwartungen und andere Formate. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen zielt auf den unternehmerischen Verkehr. Details und Fristen: E-Rechnung 2026.

Pflichtangaben – hoch, nicht vollständig

Die typische vollständige Rechnung beschreibt § 14 Abs. 4 UStG. Der aktuelle Wortlaut steht bei gesetze-im-internet.de, § 14 UStG (gelesen am 28. 28. August 2026). In Alltagssprache, ohne Anspruch, jeden Sonderfall abzudecken:

vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Leistungsempfänger,
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
Ausstellungsdatum,
eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du einmalig vergibst,
Menge und Art der Leistung oder Lieferung,
Zeitpunkt der Leistung (oder der Vereinnahmung, wenn das Gesetz das verlangt),
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen,
Steuersatz und Steuerbetrag – oder, wenn keine Steuer ausgewiesen wird, ein klarer Hinweis auf die Befreiung (bei Kleinunternehmern der Bezug auf § 19).

Das Gesetz nennt weitere Punkte (etwa den Hinweis „Gutschrift“, Aufbewahrung in bestimmten Fällen). Kleinbetragsrechnungen dürfen weniger enthalten; die Schwelle und die Ausnahmen stehen in der UStDV, nicht in unserem CTA. Wir listen das hier nicht als Checkliste zum Abhaken ohne Blick ins Gesetz.

Was in der Praxis schiefgeht, ist selten das Logo. Es ist die fehlende Leistungsbeschreibung, eine wiederverwendete Nummer, ein falscher Steuersatz oder ein §-19-Hinweis, der fehlt, obwohl keine Steuer draufsteht. Ein Rechnungsprogramm verhindert den zweiten Fehler zuverlässiger als eine Word-Vorlage von 2019.

Nummernkreis, Entwurf, Mahnung

Die Nummer muss eindeutig sein, nicht schön. Lücken sind weniger das Problem als doppelte Nummern. Ein Programm vergibt die nächste Nummer. In Word tust du das selbst – und überschreibst leicht die Datei statt eine neue anzulegen.

Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, Mahnung sind verschiedene Dokumente. Dieselbe Summe dreimal als „Rechnung“ rauszuschicken erzeugt Chaos beim Kunden und bei dir. Gute Rechnungsprogramme kennen den Weg Angebot → Rechnung und einen offenen Posten, den du anmahnen kannst. Das ist noch keine Buchhaltung. Es ist der Job „Geld anfordern“.

E-Rechnung: empfangen musst du, ausstellen oft später

Seit 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung im Gesetz eine strukturierte Datei (typisch XRechnung oder ZUGFeRD), keine hübsche PDF. PDF bleibt eine „sonstige Rechnung“. Empfangen und archivieren musst du im unternehmerischen Bereich – auch als Kleinunternehmer, auch wenn du selbst noch PDF schreiben darfst.

Ausstellen ist gestaffelt. Kleinunternehmer sind von der Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schicken, nach der Durchführungsverordnung ausgenommen, solange der Status hält. Kunden dürfen trotzdem eine strukturierte Datei verlangen. Dann ist freiwillig oft der kürzere Weg als die Diskussion. Word erzeugt das nicht. sevdesk Free kann laut Hersteller drei E-Rechnungen im Monat. Lexware Office schreibt Ausgangs-E-Rechnungen ab Version M, empfängt ab S.

Wann ein Rechnungsprogramm reicht

Rechnungsprogramm

Du willst korrekt abrechnen, die EÜR macht wer anders

Steuerberater oder du selbst in ELSTER. Du brauchst Nummernkreis, Pflichtangaben, Angebote, offene Posten, oft E-Rechnung raus. Eingangsbelege und Bank lässt du in der Kanzlei oder in einer Tabelle, die du bewusst klein hältst.

Volle Buchhaltung

Du willst das Jahr nicht im Februar neu tippen

Belege, Bankabgleich, EÜR, ggf. UStVA. Derselbe Hersteller, teurerer Tarif. Der Sprung ist der Job, nicht das Logo. Rechnung vs. Buchhaltung (Tarife) · EÜR und Software.

Viele kaufen „Buchhaltung“, weil das Wort seriös klingt, und nutzen 80 Prozent der Fläche nie. Andere bleiben in Word, obwohl der erste Lieferant XML schickt. Beides ist vermeidbar, wenn du den Job aufschreibst, bevor du das Preisschild liest.

Was die zwei Programme im Rechnungstarif tun

Wir vergleichen nicht den Markt. Für Selbstständige in Deutschland tauchen dieselben zwei Cloud-Namen auf. Keine Note, kein Siegel.

	Lexware Office	sevdesk
Nur Rechnungen schreiben	Ab Version M (ca. 12,90 € netto/Monat). S empfängt und archiviert, schreibt keine Ausgangsrechnung	Free: 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen/Monat. Darüber Tarif Rechnung
Ausgangs-E-Rechnung	Ab M (ZUGFeRD, XRechnung laut Hersteller)	Schon in Free, gedeckelt, danach Rechnung unbegrenzt
DATEV / Steuerberater	Zugang; volle Buchhaltungsübergabe eher mit L	DATEV-/Addison-Wege nennt der Hersteller schon im Rechnungstarif – das ist Export, keine EÜR
EÜR, Bank, UStVA	Ab L, ca. 21,90 €	Tarif Buchhaltung, nicht Rechnung
Test	30 Tage laut Anbieter	14 Tage, danach Free, keine Kreditkarte laut Anbieter

Preise ca., Stand 28. 28. August 2026, netto. Quellen: lexware.de/preise (Listen S/M/L/XL 7,90 / 12,90 / 21,90 / 32,90, Aktion 50 % / 3 Monate) und sevdesk.de/preise (Rechnung monatlich auf der Karte 11,90, in der Tabelle weiter unten 12,90 – Widerspruch der Herstellerseite, nicht von uns geglättet; 12/24 Monate günstiger). Vor dem Abschluss die Seite neu lesen.

Lexware Office M

Rechnungen, E-Rechnung raus, monatlich kündbar

Passt, wenn du fakturieren und empfangen willst und die EÜR die Kanzlei macht. Wer selbst voranmeldet oder eine EÜR aus der Software will, braucht L, nicht M. Preise ehrlich.

Lexware Office ansehen (Anzeige) Offizielle Seite

sevdesk Rechnung oder Free

Drei Stück umsonst oder unbegrenzt fakturieren

Free ist ehrlich klein, inkl. ZUGFeRD und XRechnung. Tarif Rechnung legt Layout, Mahnungen, Steuerberaterzugang drauf – nicht die EÜR. Die sitzt in Buchhaltung. Preise ehrlich.

sevdesk ansehen (Anzeige, Partnerlink folgt) Offizielle Seite

Direktvergleich nach Job: Lexware Office vs. sevdesk.

Was Word und PDF-Vorlagen noch tun – und was nicht

Eine saubere Vorlage mit deinen Stammdaten ist besser als gar nichts, solange du nur gelegentlich an Privatkunden schreibst und niemand eine strukturierte Datei erwartet. Sobald eines davon gilt, wird die Vorlage teuer:

Du schreibst mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat und verlierst den Nummernkreis.
Kunden oder Lieferanten schicken oder verlangen XRechnung bzw. ZUGFeRD.
Du willst offene Posten sehen, ohne eine zweite Tabelle zu pflegen.
Der Steuerberater soll nicht 40 einzelne PDFs aus dem Postfach klauben.

PDF ist kein Archiv und keine E-Rechnung. Ablegen musst du trotzdem – unveränderbar, auffindbar. GoBD-Belege.

Kleinunternehmer auf der Rechnung

Keine Umsatzsteuer ausweisen. Einen erkennbaren Hinweis auf § 19 Abs. 1 UStG setzen. Eine übliche Formulierung lautet, dass als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die exakte Wortwahl diktiert das Gesetz nicht; der Bezug muss klar sein. Weist du trotzdem Steuer aus, kannst du sie schulden. Das ist der Moment für die Kanzlei, nicht für den Toggle im Onboarding. Mehr Kontext: Buchhaltung für Kleinunternehmer.

Mini-Ablauf, bevor du ein Abo kaufst

Schreib auf: Kleinunternehmer ja/nein, wer macht die EÜR, brauchst du UStVA, wie viele Rechnungen im Monat, musst du E-Rechnungen schicken oder nur empfangen.
Öffne die gesetzliche Liste in § 14 UStG und prüfe, ob deine bisherige Vorlage die Punkte hergibt.
Leg den Test an (Lexware Office 30 Tage, sevdesk 14 Tage). Eine echte Rechnung, eine echte E-Rechnung, ein echter Kunde.
Kauf den Tarif nach Schritt 1, nicht nach dem Banner. Aktionspreise enden. Rechne mit dem Listenpreis.
Frag die Kanzlei nach dem Export, bevor du „Buchhaltung“ nur wegen DATEV im Marketing nimmst.

Häufige Fragen

Muss jede Rechnung eine E-Rechnung sein?

Nein. Empfangen im B2B-Bereich seit 2025: ja, du musst es können. Selbst ausstellen: gestaffelt, mit Ausnahmen (unter anderem Kleinunternehmer). PDF bleibt eine sonstige Rechnung. E-Rechnung.

Reicht eine fortlaufende Zahl in Word?

Rechtlich kann eine Nummer, die du selbst vergibst, genügen, wenn sie einmalig ist. Praktisch gehen Nummern in Dateien verloren. Das Programm ist hier Werkzeug, nicht Gesetz.

Brauche ich ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltung?

Nicht zwei Abos. Derselbe Hersteller stuft. Entweder Rechnungstarif plus Kanzlei/ELSTER – oder ein Buchhaltungstarif, der Rechnungen schon enthält. Zwei Clouds parallel verdoppeln den Nummernkreis und die Fehler.

Welches Programm schreibt die „beste“ Rechnung?

Keins mit Note von uns. Layout ist Geschmack. Pflichtangaben und Format (XRechnung an Behörden) sind der Job. Das entscheidest du in der Testwoche.

Verdient ihr am Button?

Noch nicht. Affiliate-Hinweis.

Stand 28. August 2026. Quellen: § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de (28.08.2026), lexware.de/preise, sevdesk.de/preise. Kein Ersatz für Beratung.

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