Belege · Stand 28. August 2026

GoBD-Belege: Foto reicht, Archiv nicht

Ein Handyfoto vom Kassenbon ist der Anfang. Es ist noch kein Archiv. Die GoBD verlangen, dass Belege vollständig, lesbar, unveränderbar und auffindbar bleiben – auch wenn du nur eine EÜR machst.

Keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung. Die GoBD sind ein BMF-Schreiben (Stand der hier zitierten Fassung: 28. November 2019). Fristen stehen in der Abgabenordnung. Was für dich gilt, entscheidet deine Steuerberatung oder das Finanzamt. Wir haben die Programme nicht 30 Tage mit Stoppuhr getestet. Herstellerangaben: jeweilige Produktseite. Lexware-Buttons: (Anzeige). sevdesk: (Anzeige, Partnerlink folgt). Affiliate-Hinweis.

Was die GoBD von dir wollen

GoBD heißt: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie gelten nicht nur für GmbHs mit Bilanz. Auch Freiberufler, Kleinunternehmer und alle, die eine EÜR machen, müssen Aufzeichnungen nachvollziehbar führen. Das sagt unter anderem Lexware auf der eigenen Wissensseite zum ersetzenden Scannen.

Vier Sätze, die im Alltag zählen:

Zählt

Unveränderbar, vollständig, auffindbar

Der Beleg muss so bleiben, wie er reinkam. Änderungen nachvollziehbar. Ein Dritter (Betriebsprüfer) muss den Weg vom Beleg zur Buchung verstehen können.

Zählt nicht

Downloads-Ordner, WhatsApp, Excel

Eine Datei, die du später überschreiben, umbenennen oder löschen kannst, ohne Spur, ist kein Archiv. sevdesk schreibt das auf der eigenen GoBD-Seite ausdrücklich für Word und Excel – auch dann, wenn du als PDF speicherst.

Wie lange du aufheben musst

Seit 1. Januar 2025 gilt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die typische Tabelle nach § 147 AO, grob und ohne Einzelfall:

Was	Frist ab 2025	Hinweis
Buchungsbelege, Rechnungen	8 Jahre	Vorher oft 10. Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen	10 Jahre	Unverändert. Für die meisten EÜR-Selbstständigen ist das seltener der Alltag als der Kassenbon.
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen	6 Jahre	Im Zweifel länger aufheben als kürzer raten.

Manche Herstellertexte listen bei Rechnungen noch zehn Jahre. Lexwares Wissensartikel zum ersetzenden Scannen tut das. Die AO-Änderung von 2025 steht daneben. Vor einer Vernichtungsaktion die aktuelle Frist mit der Steuerberatung gegenlesen, nicht diesen Blog.

Foto, Scan, Papierkorb

Die Finanzverwaltung erlaubt, Papierbelege zu scannen oder zu fotografieren und das Papier danach zu vernichten. Das heißt ersetzendes Scannen. Es ist erlaubt, nicht automatisch erledigt, nur weil du die App geöffnet hast.

Bildtreue. Alles lesbar: Betrag, Datum, Steuernummer, Ränder. Lexware nennt 300 dpi als gängige Empfehlung, kein gesetzliches Gerät.
Zeitnah. Dieselbe Lexware-Seite nennt die Empfehlung, Eingangspost spätestens innerhalb von 10 Tagen zu digitalisieren.
Unveränderbar ablegen. In ein Archiv, das du nicht still überschreibst. Nicht in den Kameraordner.
Verfahrensdokumentation. Ein kurzer Text: wer scannt, womit, wohin, wie du Qualität prüfst, welche Papiere du danach wegwirfst. Ohne den Text ist das Digitalisat in einer Prüfung der schwächere Teil.
Erst prüfen, dann Reißwolf. Sichtprüfung, dann Papier. Nicht umgekehrt.

Nicht jedes Original darf weg. Lexware listet als typische Ausnahmen: notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Zolldokumente, Wechsel und Schecks. Scannen zur Sicherung ja, Original vernichten nein. Spendenbescheinigungen und Verträge mit Beweiskraft gehören in dieselbe Schublade – im Zweifel Papier behalten.

Schon digital angekommene Rechnungen (PDF-Mail, XRechnung, ZUGFeRD) scannt du nicht extra. Die Datei ist das Original. Die archivierst du so, wie sie kam. Mehr dazu: E-Rechnung 2026.

Was die zwei Programme dazu sagen

Beide werben mit GoBD-Archiv und Festschreibung. Das ist Herstellertext, kein Test von uns. Die Verantwortung bleibt bei dir – das schreibt Lexware Office im Help Center selbst.

Lexware Office

GoBD-testiert, Papier oft trotzdem behalten

Lexware Office gilt laut Hersteller als GoBD-testiert (Wirtschaftsprüfer, Zertifikat über ein Formular auf lexware.de/gobd-zertifikat). Belege hochladen, erfassen, festschreiben. Das Help Center empfiehlt trotzdem, Papieroriginale in zeitlicher Reihenfolge zu heften, solange du kein volles ersetzendes Scannen mit Dokumentation aufsetzt. Das Verfahren sei aufwendig und lohne sich vor allem bei sehr vielen Papierbelegen.

Volle Beleg- und Buchhaltungsstrecke sitzt bei Lexware Office erst in den höheren Versionen (EÜR/UStVA ab L, ca. 21,90 € netto, Stand Herstellerseite). Preise ehrlich.

Lexware Office (Anzeige) Help Center: Belege scannen

sevdesk

App, Festschreibung, Excel ausdrücklich raus

Auf sevdesk.de/gobd steht: Word und Excel erfüllen die Unveränderbarkeit nicht. Die Software bietet Festschreibung, Belegerfassung per App und nennt auf derselben Seite die achtjährige Lesbarkeit. Das ist Werbung für das eigene Archiv, kein Freibrief ohne Verfahrensdokumentation.

Belege, Bank, EÜR und UStVA sitzen im Tarif Buchhaltung, nicht im reinen Rechnungstarif. Free bleibt bei drei Rechnungen bzw. E-Rechnungen im Monat. Preise ehrlich.

sevdesk (Anzeige, Partnerlink folgt) sevdesk zur GoBD

Welches Paket zum Rest passt: Vergleich nach Job. Nur Rechnungen, ohne Belegarchiv: Rechnung vs. Buchhaltung.

Mini-Check, bevor du Papier wegwirfst

Liegt der Scan im Programm und ist er festgeschrieben – oder nur in der Galerie?
Hast du zwei Sätze Verfahrensdokumentation, die du einem Prüfer zeigen könntest?
Ist das Original etwas mit Urkundencharakter?
Weiß dein Steuerberater, wo die Belege leben? DATEV-Export ist Übergabe, kein Archiv-Ersatz. Was Export heißt.

Häufige Fragen

Reicht WhatsApp an mich selbst?

Zum Transport vielleicht. Als Archiv nein. Der Chat ist nicht unveränderbar, nicht acht Jahre lesbar und nicht maschinell auswertbar.

Darf ich das Handy statt eines Scanners nehmen?

Ja, wenn das Bild vollständig und lesbar ist und danach im Archiv landet, nicht nur in der Kamera. Lexware sagt das so auf der Wissensseite. Die Verfahrensdokumentation muss den Handy-Weg beschreiben.

Muss ich alte Papierordner jetzt scannen?

Nicht zwingend auf einmal. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Papier. Digitalisieren lohnt, wenn du suchst, teilst oder Platz brauchst – nicht als Pflicht-Wochenende.

Macht die Software die Verfahrensdokumentation für mich?

Nein. Sie kann den technischen Teil (unveränderbar speichern, festschreiben). Den Text, wer bei dir scannt und wann Papier weg darf, schreibst du. Steuerberaterverbände haben Muster; wir verteilen hier keins als Rechtsrat.

Stand 28. August 2026. Quellen: BMF-GoBD 28.11.2019, § 147 AO / BEG IV, Lexware Wissensseite ersetzendes Scannen, Lexware-Office-Help-Center, sevdesk.de/gobd. Kein Ersatz für Beratung. Methodik: So vergleichen wir.

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