Kleinunternehmer · Stand 28. August 2026

Buchhaltung für Kleinunternehmer: weniger USt, nicht weniger Ordnung

§ 19 UStG nimmt dir die Umsatzsteuer vom Hals. Nicht die Pflicht, Belege zu halten, E-Rechnungen empfangen zu können und am Jahresende Zahlen zu haben, die stimmen.

Das ist eine Einordnung für den Alltag, keine Steuerberatung. Grenzen und Fristen prüfst du bei deiner Steuerberatung, beim Finanzamt oder in den aktuellen Gesetzestexten. So vergleichen wir.

Was § 19 2026 grob bedeutet

Seit 2025 gelten höhere Grenzen als viele alte Ratgeber noch schreiben. Im Gesetz steht (vereinfacht):

Vorjahr: Gesamtumsatz höchstens 25.000 Euro
Laufendes Jahr: höchstens 100.000 Euro. Die 100.000 sind kein „ich schätze mal“, sondern eine harte Grenze. Überschreitest du sie, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung.

Als Kleinunternehmer:

weist du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus (tust du es doch, kannst du sie schulden),
ziehst du keine Vorsteuer,
entfällt in der Regel die Umsatzsteuervoranmeldung,
gehört auf die Rechnung ein erkennbarer Hinweis auf § 19 Abs. 1 UStG. Eine übliche Formulierung lautet: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die exakte Wortwahl ist nicht diktiert, der Bezug muss klar sein.

Ob du Kleinunternehmer bist oder bleiben sollst, entscheidet nicht die Software. Ein Opt-out (freiwillige Regelbesteuerung) bindet typischerweise mehrere Jahre. Das ist ein Beratungsgespräch, kein Toggle im Onboarding.

Was du trotzdem brauchst

Braucht du

Saubere Rechnungen, Belege, Empfang

Nummernkreis, Pflichtangaben, §-19-Hinweis, Eingangsbelege, E-Rechnungen von Lieferanten lesen und ablegen. Am Jahresende Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung.

Oft nicht

UStVA-Tarif um jeden Preis

Wenn du wirklich keine Voranmeldung machst, ist der teure Buchhaltungstarif kein Automatismus. Er lohnt sich, sobald du selbst eine EÜR vorbereiten oder Bankumsätze zuordnen willst, nicht weil das Preisschild „Pro“ heißt.

E-Rechnung als Kleinunternehmer

Zwei Sätze, die oft durcheinandergehen:

Empfangen: seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen entgegennehmen, verarbeiten und aufbewahren können. Auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach allein reicht schlecht, wenn die Datei nur XML ist.
Ausstellen: Kleinunternehmer sind von der Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schicken, nach der Durchführungsverordnung (§ 34a UStDV) ausgenommen, solange der Status hält. Papier oder PDF bleiben für deine Ausgangsrechnung oft zulässig. Kunden dürfen trotzdem eine E-Rechnung verlangen. Dann ist freiwillig oft der kürzere Weg als die Diskussion.

Mehr Kontext und Formate: E-Rechnung 2026.

Welcher Tarif trägt den Kleinunternehmer-Alltag

Kein Sieger, zwei ehrliche Wege. Preise ca., netto, Stand 28. August 2026.

Lexware Office

M, wenn du Rechnungen schreibst

Version S empfängt und archiviert, schreibt aber keine Rechnung. Version M (ca. 12,90 €) deckt Angebote, Rechnungen, Ausgangs-E-Rechnung. Version L (ca. 21,90 €) erst, wenn du EÜR und Auswertungen selbst willst oder in die Regelbesteuerung rutschst.

Kleinunternehmer-Hinweis und Steuersatz 0 musst du in den Einstellungen setzen und an einer Testrechnung prüfen.

Lexware Office (Anzeige) Offizielle Seite

sevdesk

Free oder Rechnung, je nach Menge

Drei Rechnungen im Monat: Free reicht zum Schreiben inkl. E-Rechnung. Darüber Tarif Rechnung. Tarif Buchhaltung, wenn du Belege, Bank und EÜR selbst führen willst.

Auch hier: Kleinunternehmer als Einstellung, nicht als stillschweigende Magie. Eine Probe-Rechnung an dich selbst zeigt, ob der Hinweis sitzt.

sevdesk (Anzeige, Partnerlink folgt) Offizielle Seite

Direkt nebeneinander: Lexware Office vs. sevdesk.

Wann Cloud-Buchhaltung sich für Kleinunternehmer lohnt

Lieferanten schicken XRechnungen, und du willst sie nicht in einem Online-Viewer suchen.
Du schreibst mehr als die berühmten drei Rechnungen und willst keine Word-Vorlage mehr pflegen.
Der Steuerberater soll Belege digital bekommen, nicht im März einen Ordner.
Du näherst dich den 25.000 oder merkst, dass 100.000 im laufenden Jahr realistisch werden. Dann brauchst du eine Software, die den Wechsel auf 19 % nicht als Neustart versteht.

Wann sie sich nicht lohnt: Du hast zwei Rechnungen im Jahr an Privatkunden, keine Eingangs-E-Rechnungen, und dein Steuerberater ist mit einer sauberen Excel-Liste zufrieden. Dann ist ein Abo Eitelkeit.

Grenze überschritten: was die Software tun muss

Ab dem Umsatz, ab dem § 19 nicht mehr greift, wird Umsatzsteuer fällig. Rechnungen ohne Steuer sind dann falsch. Das Programm muss:

den Steuersatz umstellen,
neue Nummern und Texte können,
danach eine UStVA können oder die Daten so übergeben, dass der Steuerberater das tut.

Beide genannten Programme können das. Der kritische Teil ist nicht der Button, sondern dass du den Moment bemerkst. Dafür reicht eine Umsatzauswertung, kein KI-Zauber.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer Buchhaltung machen?

Du musst Aufzeichnungen führen, die deine Einnahmen und Ausgaben belegen. Das heißt nicht automatisch doppelte Buchführung. Eine EÜR am Jahresende ist für die meisten der Rahmen. Ob du sie selbst baust oder der Steuerberater, ist eine Kostenfrage, keine Softwarefrage.

Darf ich 19 % ausweisen, „weil es professioneller wirkt“?

Nein. Als Kleinunternehmer darfst du die Steuer nicht gesondert ausweisen. Tust du es, kann das teuer werden. Professionell ist der korrekte §-19-Hinweis.

Zählt der Umsatz brutto oder netto?

Für die Grenzen kommt es auf den gesetzlich definierten Gesamtumsatz an, nach vereinnahmten Entgelten, mit den im Gesetz genannten Abzügen. Nicht aus dem Bauch. Bei Unsicherheit Steuerberatung, nicht Foren-Faustregeln.

Reicht ein Rechnungsprogramm?

Oft ja. Sobald Bank, Belege und EÜR dazukommen, rutschst du in die Buchhaltungstarife. Rechnungsprogramm oder Buchhaltung.

Stand 28. August 2026. Grenzen laut § 19 UStG und üblicher Verwaltungspraxis, immer am Gesetz und bei der Beratung prüfen. Keine Rechtsberatung.

Start · E-Rechnung · Vergleich · Impressum