Rechnungen · Stand 28. August 2026
Rechnungsprogramm oder volle Buchhaltung?
Viele Selbstständige kaufen „Buchhaltung“, obwohl sie nur eine Rechnung mit korrektem Nummernkreis brauchen. Andere bleiben in Word hängen, obwohl der Steuerberater schon nach DATEV fragt. Der Unterschied ist ein Tarif, nicht ein Gefühl.
Was ein Rechnungsprogramm wirklich tut
Es erzeugt Angebote und Rechnungen mit Pflichtangaben, hält den Nummernkreis, schickt Mahnungen, kennt Kunden und Leistungen. Gute Programme können ZUGFeRD und XRechnung. Das ist der Job „Geld anfordern“.
Es verbucht nicht zuverlässig deine Ausgaben, macht keine UStVA und baut keine EÜR. Manche Hersteller packen einen DATEV-Export trotzdem in den Rechnungstarif. Das ist Übergabe, nicht Buchhaltung.
Was volle Buchhaltung dazulegt
- Eingangsbelege fotografieren oder per E-Mail ablegen
- Bankumsätze zuordnen
- Konten, Kategorien, oft Abschreibungen
- EÜR, oft GuV, oft UStVA über ELSTER
- Ein Archiv, das einer Prüfung eher standhält als ein Downloads-Ordner
Das ist der Job „Jahr überstehen, ohne im Februar neu anzufangen“.
Entscheidung in vier Zeilen
| Dein Alltag | Was reicht |
|---|---|
| Wenig Ausgangsrechnungen, Steuerberater macht den Rest, du willst nur nicht in Word | Rechnungsprogramm (sevdesk Rechnung oder Free, Lexware Office M) |
| Kleinunternehmer, Belege selbst sammeln, keine UStVA | Rechnungstarif plus ein Ort für Belege. Volle Buchhaltung nur, wenn du die EÜR selbst vorbereiten willst |
| Regelbesteuert, Voranmeldung, Bankabgleich | Buchhaltungstarif (Lexware Office L, sevdesk Buchhaltung) |
| Mitarbeiter, Lohn, GmbH | Anderer Scope. Lexware Office kann Lohn dazubuchen. Eine GmbH bleibt Kanzlei-Thema |
Die Falle „ab 8 Euro“
Beide Anbieter werben mit dem Einstiegspreis. Der Einstiegspreis ist selten der Buchhaltungspreis.
Lexware Office
S ist Archiv, nicht FakturaS (ca. 7,90 €): Belege, Empfang, Banking-Grundlage. Keine Ausgangsrechnungen. M (ca. 12,90 €): Rechnungen und E-Rechnung senden. L (ca. 21,90 €): EÜR und UStVA. Wer „ein Lexware für alles“ sucht und in S landet, hat das falsche Paket.
Lexware Office (Anzeige) Preise bei Lexwaresevdesk
Rechnung ist nicht BuchhaltungFree: 3 Rechnungen. Rechnung: unbegrenzt fakturieren, DATEV, Steuerberaterzugang. Buchhaltung: Belege, Bank, EÜR, UStVA. Pro: Kostenstellen, API, BWA. Add-ons kommen obendrauf. Der günstige Monatspreis sitzt oft in 12 oder 24 Monaten Bindung.
sevdesk (Anzeige, Partnerlink folgt) Preise bei sevdeskWord, Excel, kostenlose E-Rechnung-Portale
Word kann eine hübsche Rechnung. Word kann keinen verbindlichen Nummernkreis, keine GoBD-Unveränderbarkeit und keine XRechnung, die ein Amt akzeptiert.
Excel kann eine Einnahmenliste. Excel wird zur Falle, sobald du Belege suchst, die du vor acht Monaten „irgendwo“ abgelegt hast.
Kostenlose Portale, die nur eine E-Rechnung erzeugen, lösen den Empfang und das Archiv nicht. Für drei Rechnungen im Jahr an eine Behörde kann so ein Portal reichen. Für den laufenden Betrieb ist es ein zweites System, das du wieder zusammenführen musst.
E-Rechnung ändert die Grenze
Vor 2025 konnte ein PDF-Rechnungsprogramm jahrelang reichen. Seit der Empfangspflicht brauchst du mindestens ein Werkzeug, das eine strukturierte Datei liest und ablegt. Das kann ein schlankes Rechnungsprogramm sein, muss aber existieren. E-Rechnung-Seite.
Kleinunternehmer müssen oft nicht selbst ausstellen. Trotzdem: wenn Kunden E-Rechnungen wollen, ist ein Tarif mit Ausgangs-E-Rechnung billiger als fünf Sonderlösungen.
Mit dem Steuerberater sprechen, bevor du upgradest
Eine Frage reicht: „Wenn ich dir monatlich Belege und einen DATEV-Export schicke, brauchst du meine selbst gebaute EÜR?“ Viele Kanzleien sagen nein. Dann ist der Rechnungstarif plus Disziplin genug. Andere sagen ja, bitte mit Bankabgleich. Dann ist der Buchhaltungstarif keine Eitelkeit, sondern weniger Nacharbeit, die du der Kanzlei stundenweise zahlst.
Häufige Fragen
Kann ich mit einem Rechnungsprogramm legal arbeiten?
Ja, wenn Rechnungen vollständig sind, Belege aufbewahrt werden und die Steuererklärung irgendwo herkommt. Legal ist nicht dasselbe wie bequem.
Muss ein Rechnungsprogramm GoBD können?
Sobald du es als Buchführungsgrundlage nutzt, zählen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Ein Programm, das Rechnungen hinterher still überschreibt, ist ein Risiko. Beide genannten Cloud-Tools werben mit GoBD-Archiv. Das ist kein Freibrief für deine Ablage daneben.
Was ist mit Angeboten und Mahnungen?
Die sitzen im Rechnungstarif, nicht erst in der Buchhaltung. Wenn dein Alltag Angebot, Rechnung, Erinnerung ist, zahl nicht für ELSTER, das du nicht benutzt.
Nächster Schritt, wenn du zwischen den zwei Namen schwankst: Lexware Office vs. sevdesk. Als Kleinunternehmer: § 19 und Alltag.
Stand 28. August 2026. Preise auf der Herstellerseite prüfen.
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